Firmenwagen: Welche Anforderungen muss ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllen?

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung, führt dies zu einem steuerpflichtigen Nutzungsvorteil des Arbeitnehmers. Der Wert der Nutzung ist grundsätzlich nach der 1-%-Regelung zu ermitteln.

Alternativ kann der Wert mit dem auf die private Nutzung und die Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfallenden Teil der gesamten Kfz-Aufwendungen angesetzt werden. Das gilt aber nur, wenn die durch das Fahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten Fahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

Das Finanzgericht Düsseldorf hat die an ein elektronisches Fahrtenbuch zu stellenden Anforderungen in einer praxisnahen Entscheidung wie folgt präzisiert:

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist zwar gesetzlich nicht weiter bestimmt. Er verlangt aber, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten. Zudem müssen diese Aufzeichnungen mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Ziel ordnungsgemäßer Aufzeichnungen ist es, die unzutreffende Zuordnung einzelner Privatfahrten zum beruflichen Nutzungsanteil und auch deren gänzliche Nichtberücksichtigung im Fahrtenbuch möglichst auszuschließen. Dieser Anforderung wird nur die fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis gerecht, das aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, jedenfalls im Regelfall nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen.

Eine äußere geschlossene Form kann auch ein mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch aufweisen. Das ist aber nur dann der Fall, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind. Alternativ müssen sie in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt werden und bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sein. Alle erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

Das wurde dem Arbeitnehmer im Streitfall zum Verhängnis. Er hatte zur Erstellung der Fahrtenbücher ein Programm verwendet, das nachträgliche Änderungen zulässt, ohne diese Änderungen im Fahrtenbuch selbst offenzulegen. Wie die Herstellerangaben belegen, können eingetragene Fahrten bis zur Festschreibung des jeweiligen Monats beliebig geändert oder gelöscht werden. Vorgenommene Veränderungen sind dabei nicht unmittelbar aus dem Fahrtenbuch selbst ersichtlich, sondern werden lediglich in Protokolldateien festgehalten. Folglich kann die Ordnungsgemäßheit des Fahrtenbuchs nur unter Heranziehung der Änderungsprotokolle überprüft werden. Diese Protokolldateien sind zwar ihrerseits nicht änderbar oder löschbar. Solche externen Dateien sind aber schon dem Grunde nach nicht geeignet, die von der Rechtsprechung geforderte geschlossene Form des Fahrtenbuchs herzustellen.

Im Streitfall kam hinzu, dass die Aufzeichnungen nicht zeitnah erfolgt waren. Somit war der geldwerte Vorteil aus der Dienstwagennutzung auf Grundlage der 1-%-Regelung anzusetzen.